Privacyverklaring

Dit is de Privacyverklaring van Van Hulzen Public Relations B.V (in deze verklaring “Van Hulzen” genoemd). Om u goed van dienst te zijn en om ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk uit te voeren, verwerkt Van Hulzen uw persoonsgegevens.

Van Hulzen acht een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens van groot belang. Uw persoonsgegevens worden door ons dan ook zorgvuldig verwerkt en beveiligd. U kunt erop rekenen dat uw gegevens bij Van Hulzen veilig zijn en dat wij ons houden aan de geldende wettelijke regels.

Waarom heeft Van Hulzen een Privacyverklaring?

We hebben in deze Privacyverklaring voor u op een rijtje gezet hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens. U kunt in deze Privacyverklaring lezen welke persoonsgegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden, wie uw gegevens mag inzien, hoe wij uw gegevens bewaren, aan wie wij uw gegevens doorgeven en welke invloed u daarop zelf kunt uitoefenen. Uw belang staat bij ons voorop.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die kunnen worden herleid tot een natuurlijk persoon en dat bent u. Bij persoonsgegevens kunt u denken aan: uw naam, adres, geboortedatum, telefoonnummer, e-mailadres en biometrische gegevens (bijvoorbeeld foto’s). Dit soort gegevens verkrijgen wij van u als u bijvoorbeeld een formulier invult, een brief of e-mail stuurt, of met ons belt. Ook als u de website van Van Hulzen bezoekt, verstrekt u ons in sommige gevallen persoonsgegevens. Bijvoorbeeld in de vorm van een IP-adres of een cookie.

Op het moment dat uw persoonsgegevens – door uzelf of door een derde – met Van Hulzen worden gedeeld, verwerken wij deze. De betekenis van het begrip verwerken is ruim en houdt onder meer in: verzamelen, opslaan, raadplegen, verwijderen, gebruiken en het verstrekken van gegevens aan derde partijen.

Waarop is deze Privacyverklaring van toepassing?

Deze Privacyverklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Van Hulzen van u (op geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde wijze) verwerkt in het kader van haar dienstverlening.

Van wie verwerkt Van Hulzen persoonsgegevens?

Van alle personen met wie we contact hebben, of die de website van Van Hulzen bezoeken, kunnen we persoonsgegevens verwerken. Dit zijn onder meer klanten van Van Hulzen en (potentiële) medewerkers. Ook verwerken we persoonsgegevens van relaties van klanten, leveranciers en business partners van Van Hulzen.

Belangrijk: als u als organisatie of bedrijf persoonsgegevens van uw medewerkers aan ons doorgeeft, dan bent u volgens de geldende wetgeving verplicht om uw medewerkers hierover te informeren. U kunt deze Privacyverklaring aan uw medewerkers geven. Zij weten zo precies hoe Van Hulzen omgaat met hun persoonsgegevens.

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Als Van Hulzen bepaalt welke persoonsgegevens van u worden verwerkt, met welk doel en op welke wijze, is Van Hulzen verwerkingsverantwoordelijke. Als Van Hulzen in opdracht uw persoonsgegevens verwerkt, dan is de opdrachtgever de verwerkingsverantwoordelijke en is Van Hulzen slechts verwerker.

Waarvoor gebruikt Van Hulzen uw persoonsgegevens?

Van Hulzen mag enkel persoonsgegevens van u verwerken als wij daarvoor een wettelijke grondslag hebben. De wettelijke grondslagen voor het verwerken van uw persoonsgegevens zijn:

• uw toestemming;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk ter bestrijding van ernstig gevaar voor uw gezondheid;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of uitoefening van openbaar gezag;
• de verwerking van uw gegevens is noodzakelijk vanuit gerechtvaardigd belang van Van Hulzen, waarbij uw belang niet prevaleert.

Van Hulzen verwerkt uw persoonsgegevens ten behoeve van een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering, in het bijzonder in het kader van het uitvoeren van de volgende activiteiten:

Om een relatie met u te kunnen aangaan

Als u klant bij ons bent, willen wij u goed van dienst zijn. Hiervoor verwerken wij persoonsgegevens. Wij gebruiken uw naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met u te onderhouden. Ook hebben wij uw naam nodig om uw betalingen te kunnen doen. Wij kunnen uw naam dan ook aan anderen doorgeven. Bijvoorbeeld in het kader van het betalingsverkeer.

Voor de ontwikkeling en verbetering van dienstverlening

Om u goed van dienst te blijven, werken wij voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze dienstverlening. In sommige gevallen verwerken wij hiervoor persoonsgegevens. Bijvoorbeeld als u een vraag stelt over onze dienstverlening.

Voor promotie- en marketingdoeleinden

Wij kunnen uw persoonsgegevens (al dan niet in opdracht) verwerken voor promotie- of marketingdoeleinden, wanneer u daarvoor uw toestemming heeft gegeven, wanneer het in het verlengde ligt van een overeenkomst of wanneer er een gerechtvaardigd belang is. Wilt u niet (meer) benaderd worden? Dan kunt u dit aangeven bij Van Hulzen of haar opdrachtgever(s).

Om overeenkomsten met leveranciers en klanten aan te gaan en uit te voeren

Als u voor uw werk contact heeft met Van Hulzen kunnen wij uw persoonsgegevens verwerken. Bijvoorbeeld om vast te kunnen stellen of u uw bedrijf mag vertegenwoordigen. Of om u toegang te kunnen geven tot ons kantoor. Wij verwerken persoonsgegevens voor het aangaan en uitvoeren van contracten met klanten, zoals het sluiten van een overeenkomst en voor het onderhouden van onze relatie met klanten. Zo leggen wij bijvoorbeeld naam en adresgegevens vast van een klant of zijn vertegenwoordigers en passen wij bij wijziging deze gegevens aan. Wij gebruiken persoonsgegevens van klanten voor interne analyses en ontwikkeling van diensten. Hierdoor kunnen wij onze dienstverlening voor onze klanten verbeteren. Wij verwerken in opdracht van klanten persoonsgegevens om overeenkomsten uit te voeren.

Om wettelijke verplichtingen na te komen

Wij moeten op basis van bepaalde (internationale) wet- en regelgeving gegevens over u verzamelen. Wet- en regelgeving kan ons er ook toe verplichten om gegevens over u aan een overheidsinstelling of aan een toezichthouder door te geven. Bijvoorbeeld aan de Belastingdienst, de Autoriteit Persoonsgegevens of de Autoriteit Consument en Markt.

Voor onze bedrijfsvoering

Wij vinden het belangrijk en het is noodzakelijk dat wij een goed overzicht hebben van onze klantrelaties. Om dit overzicht te krijgen, verwerken wij persoonsgegevens.

Voor archiefdoeleiden

Wij verzamelen niet meer persoonsgegevens dan noodzakelijk in het kader van de bovengenoemde doeleinden. Als wij de gegevens niet bewaren voor die doeleinden kunnen wij de gegevens toch nog bewaren voor archiefdoeleinden. Dat wil zeggen dat zij alleen nog maar bij juridische procedures of voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden worden gebruikt.

Hoe gaat Van Hulzen met uw persoonsgegevens om?

Zorgvuldig, veilig en vertrouwelijk. Zo gaan wij met uw persoonsgegevens om. Hiervoor heeft Van Hulzen een beleidsdocument opgesteld.

Toezicht op het verwerken van persoonsgegevens

De regels over het beschermen van uw persoonsgegevens zijn met ingang van 25 mei 2018 vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) ziet erop toe dat deze wet wordt nageleefd.

Wanneer u van mening bent dat de bepalingen uit deze Privacyverklaring niet of onvoldoende door ons worden nageleefd heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de AP. De contactgegevens van de AP zijn:
Bezuidenhoutseweg 30
2594 AV  Den Haag
0900-2001201

Veilig

Om uw privacy en de vertrouwelijkheid van uw gegevens te beschermen, treft Van Hulzen passende technische en organisatorische maatregelen. Wij nemen beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot persoonsgegevens te voorkomen.

Naast het beveiligen van de systemen, willen we ook dat binnen Van Hulzen niet iedereen toegang heeft tot uw gegevens. De systemen waarin klantgegevens zijn opgeslagen, zijn daarom enkel toegankelijk voor medewerkers voor wie het noodzakelijk is voor het uitvoeren van hun werkzaamheden dat ze toegang hebben.

Melden van incidenten

Mocht er onverwachts blijken dat er toch iets niet goed is gegaan met de bescherming van uw persoonsgegevens, of we vermoeden dat dit het geval is, dan zullen wij dit melden bij de AP. Indien de inbreuk op uw persoonsgegevens voor u mogelijk ongunstige of nadelige gevolgen heeft, laten we u dit zo snel mogelijk weten.

Vertrouwelijk

We gaan ervan uit dat uw gegevens altijd vertrouwelijk van aard zijn. Iedere medewerker van Van Hulzen is daarom tot geheimhouding verplicht. Dit geldt ook voor derden die door Van Hulzen zijn ingehuurd of anderszins zijn aangesteld om werkzaamheden te verrichten. Personen die belast zijn met het uitvoeren van technische werkzaamheden op onze systemen zijn eveneens gehouden tot geheimhouding. Kortom, iedereen die inzicht heeft in uw gegevens is belast met een geheimhoudingsplicht.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

Van Hulzen bewaart uw gegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor uw gegevens worden verwerkt en niet langer dan wettelijk is toegestaan. Hoelang bepaalde gegevens worden bewaard is afhankelijk van de aard van de gegevens en de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. De bewaartermijn kan dus per doel verschillend zijn.

Verstrekken aan derden

Wij verstrekken uw persoonsgegevens uitdrukkelijk niet aan derden, tenzij dat noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst, indien dit wettelijk verplicht is of wanneer u ons hiervoor uw toestemming hebt gegeven.

Van Hulzen kan ook verplicht zijn persoonsgegevens te verstrekken op basis van wet- of regelgeving, op basis van een uitspraak van een bevoegde rechter, of bij fraude of misbruik. Als dat het geval is zal Van Hulzen haar medewerking verlenen.

Doorgeven van uw gegevens aan landen buiten de EU

Van Hulzen zal uw gegevens niet doorgeven aan een bedrijf of vestiging in een land buiten de Europese Unie, tenzij daarvoor een verwerkingsovereenkomst is gesloten of wanneer u een verklaring hebt getekend waarin u toestemming geeft voor de doorgifte.

Persoonlijk contact met Van Hulzen

Veel contacten tussen u en Van Hulzen verlopen telefonisch, via post, formulieren, e-mail of social media. Persoonsgegevens die u daarbij doorgeeft, leggen we vast als dat nodig is voor onze dienstverlening.

Bezoek aan de website van Van Hulzen

Als u onze website bezoekt, registreren we uw IP-adres, bezoekgegevens en cookies. Hieronder leest u waarvoor we deze gegevens gebruiken.

Wat doen we met uw IP-adres?

Iedereen die internet gebruikt, heeft een IP-adres. Ook als u internet met uw mobiele telefoon. Zonder IP-adres kunt u niet internetten. Van Hulzen houdt IP-adressen bij om zich te wapenen tegen internetfraude.

Wat doen we met uw bezoekgegevens?

Op de website van Van Hulzen worden algemene bezoekgegevens bijgehouden, zoals de meest bezochte pagina’s. Met deze informatie kunnen we de indeling op onze website verder optimaliseren. Ook kunnen deze gegevens worden gebruikt om meer gerichte informatie op de site te zetten. Zo kunnen we onze dienstverlening verder verbeteren. We registreren ook hoe bezoekers door de website van Van Hulzen klikken. Deze gegevens worden alleen intern opgeslagen en bewerkt. Ze worden gebruikt voor statistische analyses van bezoekgedrag en voor fraudebestrijding.

Wat doen we met cookies?

Wij maken op deze website gebruik van cookies. Een cookie is een eenvoudig klein bestandje dat met pagina’s van deze website wordt meegestuurd en door uw browser op uw harde schrijf van uw computer wordt opgeslagen.

Met uw toestemming plaatsen wij “tracking cookies” op uw computer. Deze cookies gebruiken wij om bij te houden welke pagina’s u bezoekt, om zo een profiel op te bouwen van uw online gedrag.

Via onze website wordt een cookie geplaatst van het Amerikaanse bedrijf Google, als deel van de “Analytics”-dienst. Wij gebruiken deze dienst om bij te houden en rapportages te krijgen over hoe bezoekers de website gebruiken. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover derden de informatie namens Google verwerken. Wij hebben hier geen invloed op. De informatie die Google verzamelt wordt zo veel mogelijk geanonimiseerd. Uw IP-adres wordt nadrukkelijk niet meegegeven. De informatie wordt overgebracht naar en door Google opgeslagen op servers in de Verenigde Staten.

Wat zijn uw rechten?

Wanneer Van Hulzen persoonsgegevens van u verwerkt, heeft u volgens de geldende regelgeving bepaalde rechten. Uw rechten zullen hieronder worden toegelicht.

Inzage in uw gegevens

Bent u een contact van Van Hulzen en wilt u zien welke persoonsgegevens van u bij ons bekend zijn? Dan kunt u gebruikmaken van uw ‘Recht van inzage’. We verzoeken u wel specifiek aan te geven welke persoonsgegevens u graag wenst te ontvangen.

Recht op rectificatie

U heeft het recht om gegevens te rectificeren als uw gegevens onjuist of onvolledig zijn. Ook heeft u het recht de gegevens te rectificeren als de gegevens niet relevant zijn voor het doel waarvoor wij ze verwerken, of als uw gegevens in strijd met een wettelijk voorschrift door ons zijn verwerkt.

Wij zullen de derde(n) die uw gegevens van ons hebben ontvangen op de hoogte stellen van een eventuele rectificatie, tenzij dit onmogelijk is of van ons onevenredig veel inspanning vraagt.

Recht op gegevenswissing

Daarnaast heeft u het recht om bepaalde gegevens te laten verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer uw gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor we ze hebben ontvangen, u bezwaar maakt tegen de verwerking of wanneer uw gegevens onrechtmatig door ons zijn verwerkt. We kunnen echter niet altijd alle gevraagde gegevens verwijderen, omdat we verplicht (kunnen) zijn om bepaalde gegevens van u te bewaren.

Recht op beperking van de verwerking

Ook heeft u recht op beperking van de verwerking van uw gegevens. Het recht op beperking houdt in dat wij uw persoonsgegevens (tijdelijk) niet mogen verwerken en niet mogen wijzigen. Hiervan is sprake indien u de juistheid van de gegevens betwist, indien u van mening bent dat de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden of indien u van mening bent dat de verwerking van uw persoonsgegevens door Van Hulzen onrechtmatig is.

Recht van bezwaar

Tegen verwerking van uw persoonsgegevens door Van Hulzen kunt u bezwaar maken indien uw persoonsgegevens worden gebruikt voor andere doeleinden dan noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of noodzakelijk voor het nakomen van een wettelijke verplichting. Bijvoorbeeld wanneer u niet wilt dat wij uw persoonsgegevens gebruiken om u te benaderen.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?

Als u gebruik wenst te maken van uw rechten, kunt u te allen tijde contact met ons opnemen via onderstaande contactgegevens of door een brief aan ons te sturen, voorzien van uw naam, adres en telefoonnummer. Wij reageren binnen één maand op uw verzoek.

Wij vragen u zich te legitimeren, aan de hand van een geldig legitimatiebewijs. Op die manier kunnen wij controleren of wij de persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken.

Buitensporige verzoeken met betrekking tot het verstrekken van informatie kunnen door ons worden afgewezen. Van buitensporige verzoeken is sprake wanneer u ons bijvoorbeeld meer dan gemiddeld en noodzakelijk benadert met informatieverzoeken.

Over deze Privacyverklaring

Van Hulzen kan deze Privacyverklaring aanpassen. De laatste wijziging was op 14 mei 2018.

Heeft u vragen of opmerkingen over onze Privacyverklaring? Neem dan gerust contact met ons op:

Van Hulzen Public Relations B.V.
Schoolstraat 174
2252 CN Voorschoten
Telefoon: 071 560 20 60
E-mail: [email protected]